Assistant Administratif pour la Direction Petite Enfance Santé Autonomie H/F - 35

La Direction Petite enfance, santé, autonomie se compose du :
- Service Petite enfance qui regroupe six crèches et six Relais Petite enfance. Le pilotage et le suivi administratif sont assurés au siège par une responsable de service
- Service animation territoriale de de santé (ATS) qui est un service d'animation territoriale, qui porte notamment le Contrat local de santé (CLS) et le Conseil local de santé mentale (CLSM)
- Service CLIC qui est un lieu d'information, d'accompagnement des personnes âgées de + de 60 ans et des personnes en situation de handicap dans leurs démarches de maintien de l'autonomie. Il est composé de 8 personnes.

Au sein de la Direction Petite enfance, santé, autonomie, vous assurez les fonctions d'assistant administratif en termes d'accueil, de suivi de dossiers visant le bon fonctionnement général de la Direction, sous la responsabilité de la Directrice.
MISSIONS PRINCIPALES :
Gestion administrative
- Accueillir téléphoniquement ou physiquement les personnes, prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées, renseigner
- Planification des réunions du service et rédaction des comptes-rendus
- Organisation administrative et logistique d'événements de la Direction, gestion des commandes, des véhicules...
- Support à la production des outils du service
- Gestion de boîtes mail génériques
- Gestion des archives
Référence sur certains domaines
- Petite enfance :
o Gestion de l'accueil des stagiaires : lien avec les établissements, conventionnement, gestion des demandes avec les structures d'accueil, des refus, des conventions de stages
o Gestion du pool de remplacement : veille sur le planning, gestion RH des agents, déplacements, temps de travail...
o Préparation administrative des commissions d'admission en multi-accueil
o Appui administratif à la responsable de service

- CLIC :
o Suivi des outils collaboratifs du service, bases de données, bases de documentation des services, documents remis au public
o Assurer périodiquement l'accueil téléphonique et physique du CLIC (environ 10 semaines dans l'année et des demi-journées régulières (2/mois environ)) : Première évaluation et orientation du public.
o Appui sur les actions collectives de prévention : inscription, mise en oeuvre de l'évaluation : saisie, traitement, et présentation des résultats

- ATS
o Saisie, traitement, et présentation des résultats des enquêtes menées par le service dans le cadre des actions du Contrat Local de Santé
o Appui à la gestion du pôle documentaire en santé : supports de suivi, accueil du public