Assistant Administratif·ive H/F - Residence le Chene de la Cormiere

L'Association La Cormière oeuvre au sein d'un environnement bienveillant et convivial, au service des résidents de son EHPAD Le Chêne de la Cormière et de son Foyer de Vie du Rouët. L'association place la bientraitance, le respect, et la coopération au coeur de son fonctionnement.

Missions principales
Sous la supervision du Directeur et de l'équipe administrative, vous interviendrez en tant qu'assistant(e) administratif/ive sur les l'ensemble des établissements de l'association. Le poste est à pourvoir dès le que possible.

Vos missions incluront notamment :
Gestion administrative et accueil :
- accueil physique et téléphonique
- traitement du courrier et des mails
- gestion et suivi des dossiers résidents
- commande fournitures de bureau / suivi du stock
- déclaration et suivi des sinistres à l'assurance
- suivi contrat de maintenance

Communication interne et externe :
- mise à jour des supports
- diffusion d'informations
- gestion des réseaux sociaux
- évènements (Noël, Repas...) : invitations (création et envoi), collecte et suivi des réponses

Facturation et encaissement des résidents
Envoi des devis signés

CDD 1 mois reconductible et possibilité de CDI.

Horaires : 10h-12h / 14h-16h30
du lundi au vendredi sauf le mercredi.

Lors des entretiens d'embauches vous serez amené à passer un test de personnalité ainsi qu'une mise en situation professionnelle.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Suivi des sinistres
• Gestion des stocks
• Facturation
• Traitement du courrier
• Français
• Encaissement
• Prise de note
• Empathie